“Communication” แพะรับบาปจากการสื่อสารที่ผิดพลาด ซึ่งไม่มีโอกาสได้อุทรคดี หลังถูกตัดสินแล้วว่ามีความผิด เกิดขึ้นได้ทั้งภายในองค์กร ภายนอกองค์กร หรือระหว่างกลุ่มเพื่อน เพื่อนสนิท ระหว่างครอบครัว หรือแม้กระทั่งใครสักคนคนที่ไม่รู้จักบนโลกอินเทอร์เน็ต… บทความนี้เราจะมาเป็นทนายช่วย communication ให้พ้นจากการเป็นแพะกันครับ

COMMUNICATION คืออะไร?

ทำความรู้จักกับ Communication แบบเข้าใจง่ายๆกันก่อน

“Communication” ที่แปลว่า การสื่อสาร เป็น Noun นะครับ แต่ถ้าจับให้มันเป็นกริยาหรือ Verb ใช้คำว่า Communicate ที่เราชอบพูดในแบบเนกาทีฟๆว่า  Miscommunication หรือ Error Communication นั่นแหละ

ซึ่ง Communication นี้เองเป็นเครื่องมือสำคัญในการใช้ชีวิตประจำวันของสังคมมนุษย์ ที่ทุกวันนี้เราต้องติดต่อสื่อสารกันไม่ว่าทางใดก็ทางหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น การพูด การเขียน กระทั่งภาษากายที่ประกอบไปด้วยสีหน้า กริยา ท่าทาง หรือแม้กระทั่งสัญลักษณ์ที่สื่อความหมายได้  อาจจะสื่อสารกันลักษณะ Face to face หรือไม่ต้องเห็นหน้ากันก็ได้ด้วย ตั้งแต่เรามีเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเข้ามา ทำให้เราสื่อสารกันได้สะดวกสบายยิ่งขึ้นไปอีก ทั้งหมดทั้งปวงการสื่อสารนี่ก็เพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมตรงกัน  (ขีดเส้นใต้หนาๆเบอร์ใหญ่ๆไฮไลท์สีส้มสะท้อนแสงตรงว่าความเข้าใจตรงกัน)

body language communication

ทำความรู้จักกับ Communication แบบเข้าใจง่ายๆกันก่อน

ผมว่าคำนี้มันเป็นนามธรรมที่ดูกว๊างกว้าง..แต่ก็สำคัญมากถึงมากที่สุด เพราะคนเราจำเป็นต้องติดต่อสื่อสารกันอยู่ตลอดเวลา ทั้งสื่อสารกับตนเองและสื่อสารกับคนรอบข้าง รวมถึงรับสารจากคนอื่นที่สือสารมาทั้งๆที่ไม่อยากรับรู้ก็ด้วย เหมือนว่าอะไรๆ ก็ต้องเกี่ยวข้องกับการสื่อสารไปซะทุกอย่าง เช่น คุณแม่พูดกับลูกน้อยตั้งแต่อยู่ในครรภ์ คุณลูกในครรภ์ก็สื่อสารกับคุณแม่ด้วยการถีบท้อง (เอ๋ อันนี้จะเข้าใจตรงกันไหมน๊า)  ครูใหญ่ชี้แจงเรื่องบทลงโทษนักเรียนที่ทำผิดระเบียบหน้าเสาธง (อันนี้นักเรียนอาจจะไม่อยากเข้าใจ) คุณสุชาติหยุดรถเมื่อเห็นไฟแดงกลางสี่แยก  คุณเอ็มได้รับหมายศาลที่หน้าบ้านข้อหาฉ้อโกง นาซ่าพยายามส่งสัญญาณออกนอกโลกเพื่อหวังที่จะติดต่อกับสิ่งมีชีวิตนอกโลก โอ้ว เริ่มสื่อสารออกนอกโลกละทีนี้ ฯลฯ

องค์ประกอบของกระบวนการสื่อสาร

กระบวนการสื่อสาร (Communication Process) ที่สมบูรณ์แบบนั้นมันมีองค์ประกอบดังนี้

  1. ผู้ส่งสาร (Sender) -> Encoding / Noises
  2. สาร (Message) –> Noises
  3. สื่อ หรือ ช่องทางการสื่อสาร (Media/Channel/Medium) –> Noises
  4. ผู้รับสาร (Receiver) <- Decoding/Noises  —> Feedback —>Encoding/Noises –>

ทั้ง 4 ข้อด้านบนก็มีรายละเอียดยิบย่อย แต่สาระสำคัญคือ ถ้าจะทำให้เกิดการบวนการสื่อสารที่เกิดประสิทธิภาพที่สุดและเพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันมากที่สุด จะต้องไม่เกิด error ในองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งของกระบวนการสื่อสารนั่นเองครับ

ทั้งนี้ในแต่ละองค์ประกอบก็สามารถให้เกิด error communication ได้ทั้งสิ้น มีทั้งควบคุมได้และไม่ได้ในแต่ละองค์ประกอบ เช่น ในผู้ส่งสาร อาจจะไม่มีความเข้าใจในสารที่ต้องการจะส่ง ไม่เข้าใจสื่อหรือช่องทางที่ใช้สื่อสาร หรือไม่เข้าใจผู้ฟังหรือผู้รับสาร ฯลฯ หรืออาจจะไม่มีทักษะที่ดีพอในการสื่อสารที่ดีได้ ง่ายๆคือ พูดไม่รุ้เรื่องเขียนไม่เป็น ก็สามารถทำให้เกิด error communication ได้ตั้งแต่ยังไม่ทันได้ส่งสารเลยทีเดียว

errorcommunication_topic3

โทรศัพท์เป็น Channel ที่ช่วยให้เกิดการสื่อสารได้ง่ายและสะดวกขึ้น แต่ก็อาจะเกิดข้อผิดพลาดจากการสื่อสารได้เหมือนกัน

Communication หรือการสื่อสารนี้เองได้ถูกแตกยิบย่อยไปหลายศาสตร์หลายแขนงตามวัตถุประสงค์ของการสื่อสารที่แตกต่างกัน ที่เราคุ้นๆกันก็เช่น intrapersonal communication, mass communication, telecommunication, marketing communication, intergrated marketing communication หรืออื่นๆอีกมากมาย จนถึงความพยายามที่เราจะสื่อสารกับสิ่งมีชีวิตนอกโลก !

วิธีการสื่อสารง่ายๆขั้นพื้นฐานที่เราใช้ communicate กันก็คือ การพูดคุย นี่แหละครับเพราะ “การพูดคุยช่วยให้เราเข้าใจกันได้ง่ายที่สุดนั่นเอง เพราะสามารถ feedback กันไปมาได้ทันทีทันใดเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันได้ในช่วงเวลาที่จำกัดได้ดี”

และที่เราจะพูดต่อไปนี้เป็นการสื่อสารกันในการทำงานเพื่อป้องกันไม่ให้เกิด error communication ที่จะตามมาด้วยความบาดหมางใจกันภายหลัง

errorcommunication_topic4

นำเสนอข้อมูลตัวเลขที่เข้าใจยาก ให้อยู่ในรูปแบบกราฟ

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อลดการเกิด error communication ในการทำงาน

  1. ใช้วิธีการสื่อสารกันแบบ Face to Face ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันนั่นเอง เพราะถ้าผู้รับสารไม่เข้าใจก็สามารถ feedback กลับได้ทันที
  2. ผู้สื่อสารต้องมีทัศนคติที่ดี และเต็มใจที่จะสื่อสารออกไปไปยังผู้รับสารเพื่อลดการเกิด Noises ในตัวผู้ส่งสาร
  3. ผู้ส่งสารต้องทำความเข้าใจกับสารที่จะส่งออกไปให้ดีซะก่อน ถ้าผู้ส่งสารยังไม่เข้าใจในสารที่จะส่งออกไปเลย จะทำให้ผู้รับสารเข้าใจในสารนั้นได้อย่างไร และผู้รับสารเองต้องทำความเข้าใจขณะรับสารด้วยเช่นกันว่ามีความเข้าใจตรงกันกับผู้ส่งสารด้วยหรือไม่
  4. เตรียมสารให้อยู่ใน format ที่เข้าใจง่าย มีความชัดเจน ไม่กำกวม เช่น รูปภาพประกอบ ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบกราฟ อาจจะทำเป็น  Power Point หรือ Hard copy เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็น Channel ตัวช่วยในการสื่อสาร
  5. ใช้ Channel ในการสื่อสารที่ถูกต้องและเหมาะสมกับการสื่อสารนั้นๆ เช่น การประชุม, อีเมล์, Line Group, Conference Call,
  6. ทบทวนความเข้าใจกันทุกครั้ง ว่าทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสารมีความเข้าใจตรงกันหรือไม่
  7. ผู้รับสารก็ต้องมีทัศนคติที่ดี และเต็มใจที่จะรับสาร เพื่อลดการเกิด Noises ในตัวผู้รับสารเอง

หลายคนคงจะเคยได้ยินคำว่า “พูดกันมากขึ้น เข้าใจกันมากขึ้น” กันบ้างแล้ว ดังนั้นถ้าไม่อยากให้เกิด error communication ก็ใช้วิธีการพูดคุยและทำความเข้าใจกันแบบ Face to Face  :)  และเหนือสิ่งอื่นใด Intrapersonal Communication ภายในตัวบุคคลสำคัญที่สุดครับ ห้ามเบลอ !