“Communication” แพะรับบาปจากการสื่อสารที่ผิดพลาด ซึ่งไม่มีโอกาสได้อุทรคดี หลังถูกตัดสินแล้วว่ามีความผิด เกิดขึ้นได้ทั้งภายในองค์กร ภายนอกองค์กร หรือระหว่างกลุ่มเพื่อน เพื่อนสนิท ระหว่างครอบครัว หรือแม้กระทั่งใครสักคนคนที่ไม่รู้จักบนโลกอินเทอร์เน็ต… บทความนี้เราจะมาเป็นทนายช่วย communication ให้พ้นจากการเป็นแพะกันครับ

COMMUNICATION คืออะไร?

ทำความรู้จักกับ Communication แบบเข้าใจง่ายๆกันก่อน

“Communication” ที่แปลว่า การสื่อสาร เป็น Noun นะครับ แต่ถ้าจับให้มันเป็นกริยาหรือ Verb ใช้คำว่า Communicate ที่เราชอบพูดในแบบเนกาทีฟๆว่า Miscommunication หรือ Error Communication นั่นแหละ

ซึ่ง Communication นี้เองเป็นเครื่องมือสำคัญในการใช้ชีวิตประจำวันของสังคมมนุษย์ ที่ทุกวันนี้เราต้องติดต่อสื่อสารกันไม่ว่าทางใดก็ทางหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็น การพูด การเขียน กระทั่งภาษากายที่ประกอบไปด้วยสีหน้า กริยา ท่าทาง หรือแม้กระทั่งสัญลักษณ์ที่สื่อความหมายได้ อาจจะสื่อสารกันลักษณะ Face to face หรือไม่ต้องเห็นหน้ากันก็ได้ด้วย ตั้งแต่เรามีเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเข้ามา ทำให้เราสื่อสารกันได้สะดวกสบายยิ่งขึ้นไปอีก ทั้งหมดทั้งปวงการสื่อสารนี่ก็เพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมตรงกัน (ขีดเส้นใต้หนาๆเบอร์ใหญ่ๆไฮไลท์สีส้มสะท้อนแสงตรงว่าความเข้าใจตรงกัน)

ทำความรู้จักกับ Communication แบบเข้าใจง่ายๆกันก่อน

ผมว่าคำนี้มันเป็นนามธรรมที่ดูกว๊างกว้าง..แต่ก็สำคัญมากถึงมากที่สุด เพราะคนเราจำเป็นต้องติดต่อสื่อสารกันอยู่ตลอดเวลา ทั้งสื่อสารกับตนเองและสื่อสารกับคนรอบข้าง รวมถึงรับสารจากคนอื่นที่สือสารมาทั้งๆที่ไม่อยากรับรู้ก็ด้วย เหมือนว่าอะไรๆ ก็ต้องเกี่ยวข้องกับการสื่อสารไปซะทุกอย่าง เช่น คุณแม่พูดกับลูกน้อยตั้งแต่อยู่ในครรภ์ คุณลูกในครรภ์ก็สื่อสารกับคุณแม่ด้วยการถีบท้อง (เอ๋ อันนี้จะเข้าใจตรงกันไหมน๊า) ครูใหญ่ชี้แจงเรื่องบทลงโทษนักเรียนที่ทำผิดระเบียบหน้าเสาธง (อันนี้นักเรียนอาจจะไม่อยากเข้าใจ) คุณสุชาติหยุดรถเมื่อเห็นไฟแดงกลางสี่แยก คุณเอ็มได้รับหมายศาลที่หน้าบ้านข้อหาฉ้อโกง นาซ่าพยายามส่งสัญญาณออกนอกโลกเพื่อหวังที่จะติดต่อกับสิ่งมีชีวิตนอกโลก โอ้ว เริ่มสื่อสารออกนอกโลกละทีนี้ ฯลฯ

องค์ประกอบของกระบวนการสื่อสาร

กระบวนการสื่อสาร (Communication Process) ที่สมบูรณ์แบบนั้นมันมีองค์ประกอบดังนี้

ผู้ส่งสาร (Sender) -> Encoding / Noises
สาร (Message) –> Noises
สื่อ หรือ ช่องทางการสื่อสาร (Media/Channel/Medium) –> Noises
ผู้รับสาร (Receiver) <- Decoding/Noises —> Feedback —>Encoding/Noises –>

ทั้ง 4 ข้อด้านบนก็มีรายละเอียดยิบย่อย แต่สาระสำคัญคือ ถ้าจะทำให้เกิดการบวนการสื่อสารที่เกิดประสิทธิภาพที่สุดและเพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันมากที่สุด จะต้องไม่เกิด error ในองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งของกระบวนการสื่อสารนั่นเองครับ

ทั้งนี้ในแต่ละองค์ประกอบก็สามารถให้เกิด error communication ได้ทั้งสิ้น มีทั้งควบคุมได้และไม่ได้ในแต่ละองค์ประกอบ เช่น ในผู้ส่งสาร อาจจะไม่มีความเข้าใจในสารที่ต้องการจะส่ง ไม่เข้าใจสื่อหรือช่องทางที่ใช้สื่อสาร หรือไม่เข้าใจผู้ฟังหรือผู้รับสาร ฯลฯ หรืออาจจะไม่มีทักษะที่ดีพอในการสื่อสารที่ดีได้ ง่ายๆคือ พูดไม่รุ้เรื่องเขียนไม่เป็น ก็สามารถทำให้เกิด error communication ได้ตั้งแต่ยังไม่ทันได้ส่งสารเลยทีเดียว

how to avoid miscommunication

Communication หรือการสื่อสารนี้เองได้ถูกแตกยิบย่อยไปหลายศาสตร์หลายแขนงตามวัตถุประสงค์ของการสื่อสารที่แตกต่างกัน ที่เราคุ้นๆกันก็เช่น intrapersonal communication, mass communication, telecommunication, marketing communication, intergrated marketing communication หรืออื่นๆอีกมากมาย จนถึงความพยายามที่เราจะสื่อสารกับสิ่งมีชีวิตนอกโลก !

วิธีการสื่อสารง่ายๆขั้นพื้นฐานที่เราใช้ communicate กันก็คือ การพูดคุย นี่แหละครับเพราะ “การพูดคุยช่วยให้เราเข้าใจกันได้ง่ายที่สุดนั่นเอง เพราะสามารถ feedback กันไปมาได้ทันทีทันใดเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันได้ในช่วงเวลาที่จำกัดได้ดี”

และที่เราจะพูดต่อไปนี้เป็นการสื่อสารกันในการทำงานเพื่อป้องกันไม่ให้เกิด error communication ที่จะตามมาด้วยความบาดหมางใจกันภายหลัง

นำเสนอข้อมูลตัวเลขที่เข้าใจยาก ให้อยู่ในรูปแบบกราฟ

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อลดการเกิด error communication ในการทำงาน

ใช้วิธีการสื่อสารกันแบบ Face to Face ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันนั่นเอง เพราะถ้าผู้รับสารไม่เข้าใจก็สามารถ feedback กลับได้ทันที
ผู้สื่อสารต้องมีทัศนคติที่ดี และเต็มใจที่จะสื่อสารออกไปไปยังผู้รับสารเพื่อลดการเกิด Noises ในตัวผู้ส่งสาร
ผู้ส่งสารต้องทำความเข้าใจกับสารที่จะส่งออกไปให้ดีซะก่อน ถ้าผู้ส่งสารยังไม่เข้าใจในสารที่จะส่งออกไปเลย จะทำให้ผู้รับสารเข้าใจในสารนั้นได้อย่างไร และผู้รับสารเองต้องทำความเข้าใจขณะรับสารด้วยเช่นกันว่ามีความเข้าใจตรงกันกับผู้ส่งสารด้วยหรือไม่
เตรียมสารให้อยู่ใน format ที่เข้าใจง่าย มีความชัดเจน ไม่กำกวม เช่น รูปภาพประกอบ ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบกราฟ อาจจะทำเป็น Power Point หรือ Hard copy เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็น Channel ตัวช่วยในการสื่อสาร
ใช้ Channel ในการสื่อสารที่ถูกต้องและเหมาะสมกับการสื่อสารนั้นๆ เช่น การประชุม, อีเมล์, Line Group, Conference Call,
ทบทวนความเข้าใจกันทุกครั้ง ว่าทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสารมีความเข้าใจตรงกันหรือไม่
ผู้รับสารก็ต้องมีทัศนคติที่ดี และเต็มใจที่จะรับสาร เพื่อลดการเกิด Noises ในตัวผู้รับสารเอง

หลายคนคงจะเคยได้ยินคำว่า “พูดกันมากขึ้น เข้าใจกันมากขึ้น” กันบ้างแล้ว ดังนั้นถ้าไม่อยากให้เกิด error communication ก็ใช้วิธีการพูดคุยและทำความเข้าใจกันแบบ Face to Face :) และเหนือสิ่งอื่นใด Intrapersonal Communication ภายในตัวบุคคลสำคัญที่สุดครับ ห้ามเบลอ !