เคล็ดลับ “5 Controls” เพิ่มประสิทธิภาพการเป็น AE ที่ต้องควบคุมให้อยู่หมัด

เออีตั้งแต่เป็น AE. ในช่วงแรกๆ ก็ไม่ได้ใช้หลักการณ์อะไรในการทำงานเลย อาศัยสั่งสมประสบการณ์มาล้วนๆ โดนด่ามาก็เยอะ ร้องไห้ก็มี งานหลุดงานพลาดมีจนจำได้ขึ้นใจ ซึ่ง AE. หลายๆท่านอาจะมีแนวทางการทำงานที่แตกต่างกัน คิดซะว่าสิ่งนี่จะช่วยเป็นแนวทางให้น้องๆหรือเพื่อนร่วมวงการเดียวกัน เข้าใจลักษณะการทำงานมากขึ้นว่าจริงๆ แล้วการเป็น AE. ต้องอาศัยทักษะอะไรบ้าง

เออี5 Controls ที่ผมจัดกลุ่มขึ้นมาเป็นเพียงสิ่งใหญ่ๆที่เหล่าบรรดา AE. ทั้ง Junior และ Senior เอาไว้ใช้เสริมเกราะหรือเป็นโล่ป้องกันได้ไม่มากก็น้อย หรือมันอาจจะช่วยให้ผลลัพท์ของการทำงานดีขึ้นก็ได้นะครับ ใครอยากเพิ่มเติมอะไรสามารถแชร์ได้เลยนะครับ

:idea: 1. Budget Control

เออีเรื่องเงินสำคัญที่สุดครับ เราต้องรู้หรือประเมินได้ว่าลูกค้ามี budget เท่าไหร่? ต้อง allocate budget ในแต่ละส่วนให้เป็น กรณีที่แต่ละฝ่ายในบริษัทต้องกลับไปทำการบ้านมาให้เรา แล้วเราต้องรวมรวมเงินจากหลายๆส่วนมากองรวมกัน เพื่อป้องกันไม่ให้เกิด over budget ตอนรวมงานแล้วกลับไปเสนอลูกค้า ถ้าที่ไหนมี Project Manager ลากเค้ามาช่วยกันแบ่งด้วยเน้อออ

เออีหรือถ้าจำเป็นต้องเสนองบเกิน ควรจะทำเป็น option อย่างไร? ให้ลูกค้า cut-off ได้ขนาดไหนแล้วงานยังโอเคอยู่, เราควรจะขายราคาเท่าไหร่? ลดใด้ไหม? ลดได้เต็มที่เท่าไหร่? เพื่อให้ลูกค้าพอใจกับสิ่งที่ได้รับ บริษัทก็ไม่ขาดทุน และเราก็ขายของได้!……โปรแกรม EXCEL กับ สูตรดีๆช่วยเราจัดการได้อย่างดีเยี่ยม! เอ้ออย่าลืมเรื่องบรีพจากลูกค้า เพราะ 90% บรีพมาอย่างเสือสิงห์ เอาเข้าจริงมีตังก์แค่…นั้นแหละ

(ติ้งต่างตัวเลข) ตัวอย่างการแบ่ง budget ง่ายๆ ก่อนการ Brief Internal Team

[wpdm_package id=’801′]

เออีลูกค้าไม่เซ็นต์คืองานไม่เดิน หรือบางงานเดินไปจนใก้ลจบแล้ว ลูกค้ายังไม่เซ็นต์ก็มี แถมลูกค้าลาออกไป สุดท้ายเก็บเงินไม่ได้ แล้วต้องมานั่งคว้าน้ำเหลวงี้เค้าเรียกว่าทำงานฟรี โดนเจ้านายกัดหัวเอาได้

:idea: 2. Timeline Control

เออีไม่ว่างานจะด่วนงานจะ ad-hoc ขนาดไหน ถ้าเรา “ควบคุม timeline เป็น” ก็จะช่วยให้งานลุล่วงไปได้ง่ายๆเหมือนกัน เพราะสิ่งที่สำคัญไม่แพ้เรื่อง budget ก็คือเรื่องการบริหารเวลา นี่แหละ เป็น expect อันดับต้นๆของลูกค้าเลยก็ว่าได้นะ เราควรฝึกตั้งแต่เริ่มทำ work back timeline วันที่ลูกค้าอยากได้งาน หรือ launch งาน แล้วนับถอยหลังกลับมาถึงวันที่ปัจจุบันว่าเรามีเวลามากน้อยแค่ไหน ลูกค้าต้องเซ็นต์เงินวันไหน, ต้อง production กี่วัน, ต้อง casting-shooting วันไหน ฯลฯ ต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการเตรียมงานในแต่ละส่วน ในส่วนนี้สามารถทำเป็น check list กันลืมได้ด้วยเลยนะครับ จะช่วยให้เราทำงานได้ตรงต่อเวลาด้วย
เออีสิ่งนี้นอกจากส่วนนี้จะช่วยให้ทีมงานภายในบริษัทส่งงานกันตามกำหนดเวลาแล้ว ยังเป็นตัวช่วยให้เราใช้ยันลูกค้าได้ด้วย ถ้าลูกค้าช้าส่วนไหน จะต้องปรับ timeline กลับไปทุกครั้ง เพื่อบอกเค้าว่าถ้าช้าทุกสิ่งจะถูกยืดออกไปหมดให้เข้าใจตรงกัน และการมี timeline ใหญ่ๆมาคลุมจากหลายๆงานอีกที ก็จะทำให้คุณ prioritise งานได้ดีด้วย

ตัวอย่างการทำ Execution Timeline อย่างคร่าวๆ

เออีTimeline สามารถทำได้ตั้งแต่ เป็น rough timeline คร่าวๆ หรือเป็น Execution Timeline ที่มี detail ละเอียดยิบบบบก็ได้ ไม่ว่ากัน จะแบ่งเป็น week หรือจะระบุเป็น daily ก็ยังได้เลย โปรแกรม EXCEL ก็ช่วยเราได้อีกเช่นกัน ถ้าอยากทำคร่าวๆเป็น Power Point ก็ได้นะ แต่มันช่วยเราได้จริงๆนะ เริ่มฝึกทำตั้งแต่ตอนนี้

Timeline Template

[wpdm_package id=’791′]

เออีการทำงานไปเรื่อยๆโดยไม่มี timeline ถึงเวลาใกล้ launch งานหรือโดนตามงานอาจตกม้าตายได้เพราะถ้าเราไม่รู้ timeline แล้วก็เท่ากับว่าเราเดินทางโดยไม่มีเข็มทิศ แต่สิ่งที่ยากยิ่งกว่าการทำ timeline คือการควบคุม timeline ให้ตรงตามกำหนดเวลาครับ บางอย่างทำเร็วกว่ากำหนดได้ บางอย่างอาจช้ากว่ากำหนดได้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และการควบคุมจากเราครับ

:idea: 3. Quality Control

เออีคุณภาพของงานสำคัญเท่ากับเงินที่ลูกค้าเค้าจ่ายให้บริษัทคุณนั่นแหละ ไม่ว่างบจะมากหรือน้อย ลูกค้าทุกเจ้าย่อมมี expectation ในคุณภาพของงานเท่ากัน ในฐานะที่เราอยู่ตรงกลางระหว่างถูกผิด ใช่หรือไม่ใช่ เราต้องตอบได้นะ ไม่ใช่ได้อะไรมาก็สักแต่ว่าส่งๆไปให้ลูกค้า จะโดนด่ากลับมาซะเปล่าๆแถมดูไม่ professional เลยสักนิด อย่าให้ใครพูดได้ว่าแค่แต่งตัวสวยแต่โง่…. มันเจ็บ!

เออีเพราะคุณคือ คนที่ต้องรู้ข้อมูลและรู้จักลูกค้าดีไปกว่าใคร (ใช่ คุณนั่นแหละ) ต้องรู้ให้ได้ทุกๆเรื่อง ไม่จำเป็นต้องเก่งไปทุกเรื่อง เดี่ยวจะโดนหาว่าอวดเก่ง (ถ้าไม่รู้ ไม่ผิด แต่ก็ต้องไปหามาให้รู้) คุณถึงจะควบคุมคุณภาพงานได้ และต้องควบคุมคุณภาพให้ได้ทุกอย่าง ตั้งแต่งานมา ลง implement/execution จนงานจบ
เออีถ้าถามว่ามี check list อะไรบ้าง ผมไม่สามารถบอกได้หมดแน่ๆ ได้ว่าคุณต้องควบคุมคุณภาพอะไรบ้าง เพราะงาน AE. ในแต่ละสายก็ต้องควบคุมคุณภาพแต่ต่างกันไป ถ้าจะให้เขียนในสายงานที่ผมทำมาก็คงเขียนได้อีก 1 หน้ากระดาษ หรือมากกว่านั้น เอาเป็นว่า basic กว้างๆที่คุณต้องรู้ตามหัวข้อต่อไปนี้แล้วกันครับ

basic step การเช็ค quality control

Client information
Branding / CI.
Products or Services
Campaign (Key Visual / Key Message / Execution)

เออีจากประสบการณ์แล้วเปอร์เซ็นต์การ error ของงานที่ถูกส่งมามีสูง ไม่ว่าอะไรก็แล้วที่ได้มาจากทีมงาน ควรผ่านตาเราก่อน แต่ไม่ใช่แค่ผ่านมาแล้วผ่านเลยไปคับ พริ้นท์ออกมาเช็ค/ตรวจทาน/ตีกลับ ทุกชิ้นงานถ้าเป็นไปได้ เพราะการเช็คงานบนจอคอมพ์ไม่ละเอียดเท่าบน paper ครับ เชื่อผม….การทำให้ถูกต้องก่อนส่งไป จะช่วยให้คุณดูฉลาดและเป๊ะขึ้น และโปรดจำไว้ว่าถ้าทำดีก็เสมอตัว แต่ถ้าพลาดขึ้นมาเมื่อไหร่….ความไว้ใจจะหายไปทันทีนะครับ

เออี*อันนี้สำคัญ การทันต่อโลกต่อเหตุการณ์ ด้วยการติดตามข่าวสารความเปลี่ยนแปลงของสังคมตลอดๆ อัพเดตสิ่งใหม่ๆ เกี่ยวกับงาน ทำการ consult ลูกค้าได้ ตอบได้เร็ว ตรงจุด ไม่ต้องอ้อมไปอ้อมมา จะช่วยให้เราดู professional และช่วยในเรื่องของ productivity ได้

:idea: 4. Emotional Control

เออีส่วนตัวผมว่าโจทย์นี้ยากกกกที่สุด เพราะโดยหลักการณ์แล้วเราต้องทำงานกับคน ไม่ว่าจะต้องทำงานกับคนภายในบริษัทเองหรือทำงานกับลูกค้า ยิ่งเดี๋ยวนี้ลูกค้าจิกงานทาง LINE ทาง WhatsApp จะมาสะกิตต่อมอารมณ์ได้ทุกทิศทุกทาง นอกเหนือจากโทรศัพท์ ที่มีติ่งอะไรก็จะต้องโทรมากวนประสาท เราต้องควบคุมสติอารมณ์ให้ได้ อย่าพึ่งด่าจนกว่าจะมั่นใจว่าวางสายแล้ว! ลูกค้าคือเจ้าของเงิน แถมยังมีหัวหน้าของหัวหน้าของลูกค้าอีก (Decision Maker) ถ้าเราเข้าถึงได้จะช่วยเราได้เยอะ
เออีการกระทบกระทั้งกันบ้างถือเป็นเรื่องปกติในสายงานนะผมว่า โดยเฉพาะกับภายในทีมเอง ถ้าไม่เข้าขากันแล้วอะไรๆก็จะดูยากไปหมด ยิ่งถ้าเจอคนที่คล้องกับคำว่า เคมีไม่เข้ากัน ยั้งไงยังไงมันก็ไม่เข้ากันจริงๆนะ

:idea: 5. Personality & People Control

เออีบุคลิกภาพใครว่าไม่สำคัญ สิ่งที่ง่ายยยยที่สุดที่เออี ทำได้คือการใส่ใจ “เสื้อ ผ้า หน้า ผม” ต้องแต่งตัวให้ดูดี accessory ต้องเข้าท่า ไม่เอาแบบเยอะหรือผิดกาลเทศะ และถ้าโดนถากถางว่า “แต่งตัวสวยไปวันๆ” ไม่ต้องไปใส่ใจ เพราะมันคือส่วนหนึ่งของหน้าที่เรา……

เออีส่วนใหญ่แล้วงานทั้งหลายทั้งปวงล้วนมาจาก ผลผลิตจากเพื่อนร่วมงานทั้งนั้นครับ มีอยู่ไม่กี่อย่างที่มาจากเรา เพราะฉนั้นต้องรู้จักเข้าหาคนให้เป็น เข้าสังคมให้ได้และควบคุมได้ด้วย ทั้งเพื่อนร่วมงานและลูกค้าเองก็เหอะ ไม่ได้ด้วยเล่ห์ ก็ต้องด้วยกล ไม่ได้ด้วยมนต์ก็ต้องใช่เสน่หา + กำลังด้วยเอ้า นี่แหละคือ ปรัชญา AE. ของผม… สำหรับหัวข้อนี้ครับ เอาเป็นว่า ทำไงก็ได้ให้เราควบคุมทั้งลูกค้าและเพื่อนร่วมงานได้โดยไม่เกิดการกระทบกระทั่งกันเกิดขึ้นและได้งานมา เวลาและประสบการณ์เท่านั้นที่จะสอนน้องๆได้นะครับ พวกประเภทเก็บตัว โลกส่วนตัวสูง โดนด่านิดร้อง ก็อาจจะไม่เหมาะกับคุณเท่าไหร่นะคับ

เออี** อันนี้สำคัญ การประชุมทุกครั้ง เราต้องมี people control การประชุมด้วย objective การประชุม, ประชุมแล้วเราได้อะไร, ทุกคนเข้าใจงานที่ต้องทำ แจกงานเป็น เราต้องได้อะไร ต้องส่งงานเมื่อไหร่ และควบคุมเวลาการประชุมให้อยู่ในระยะเวลาที่เหมาะสมฯลฯ

———-ปิดท้าย———

เออีไม่ว่าอาชีพไหนก็แล้วแต่ผมว่า มนุษย์เราไม่สามารถทำงานแบบ Multi-tasking ได้ดีเท่าคอมพิวเตอร์อยู่แล้วยิ่งถ้าต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ก็ต้องยอมรับให้ได้ว่าประสิทธิภาพในการทำงานแต่ละอย่างก็จะลดลง ด้วย เพราะฉนั้นการ focus ที่งานชิ้นใดชิ้นหนึ่งย่อมจะดีกว่าการต้องทำงานแบบ Multi-tasking แต่อาชีพนี้ต้องใช้ทั้งษะการสื่อสารส่วนใหญ่ (ใครตกเรื่อง ทักษะด้าน communication เช่นพูดไม่รู้เรื่อง เล่าไม่เป็น ถ่ายทอดไม่ได้ นี่จะเป็นปัญหาใหญ่สำหรับคุณในสายอาชีพนี้แล้วหล่ะ และถ้าจะ add-on เข้าไปอีกก็คือเรื่องภาษาอังกฤษนั่นก็จำเป็นจิจินะ พูดได้ ตอบอีเมล์คล่องก็เหมือนมี Extra Skill ให้ดูฉลาดขึ้นไปอีก )

ท้ายนี้ขอขอบคุณ น้องเมจิ AM. Digital Agency และพี่กวาง PM. Event Agency รวมถึงน้องๆ AE. ทุกคนที่ review ด้วยครับ
ขอให้ราบรื่นในสายงานนี้ครับ…….บ๊ายยยย