แอพพลิเคชั่นสำหรับพนักงานออฟฟิศ ที่ช่วยให้เป็นมนุษย์ออฟฟิศมืออาชีพ

Application 8 ประเภทประจำสมาร์ทโฟน ที่แนะนำให้มนุษย์ออฟฟิศมีไว้ประจำเครื่อง พร้อมแนะนำการประยุกต์ใช้งานที่จะช่วยให้การทำงานของคุณเป็นมืออาชีพมากขึ้นกว่าเดิม จากประสบการณ์การใช้งานจริงครับ!

โดยปกติแล้ว Smart Phone ของเราจะมี Application พื้นฐานที่มีมาให้อยู่แล้วก็พอจะใช้ได้อยู่ แต่ผมก็ยังรู้สึกว่าไม่ตอบสนองการใช้งานได้สมบูรณ์แบบเท่าไหร่ และส่วนตัวผมก็ไม่แนะนำให้ใช้สำหรับการทำงานครับ เพราะมีเหตุผลหลักๆอยู่ 2 ข้อ

ถ้าอยากเปลี่ยน Mobile OS (iOS, Android หรือ Windows Phone) ไปใช้ OS อื่น สิ่งที่คุณเก็บไว้บางอย่างมันไม่ตามมาด้วยจิ (จริงๆได้นะแต่ขั้นตอนยุ่งยากลำบากใจ)
ถ้าไม่สามารถใช้งานจาก Smart Phone ได้ ไม่ว่าแบตจาหมดหรือหาย! คุณก็ยังสามารถใช้งานบน computer อื่นๆได้ทุก Platform ในทุกๆที่มีมีอินเทอร์เน็ต แล้วก็เขวี้ยง Thumb Drive ทิ้งไปได้เลย

</ 1. Cloud Storage Service – Dropbox >

Cloud Storage บริการเก็บไฟล์ไว้บน Cloud : Dropbox

Dropbox ใช้ง่ายและไม่ต้องผูกกับ e-mail และไม่ต้อง sign-in เวลาส่งลิงก์ให้ผู้รับปลายทางดาวน์โหลดไฟล์ รวมถึงเรื่องความเร็วในการอัพโหลดและดาวน์โหลดไฟล์ครับ) แต่ข้อด้อย คือถ้าสมัครครั้งแรกให้เนื้อที่เก็บไฟล์เพียง 2 GB แต่ก็มี mission อื่นๆให้ทำก็จะได้เนื้อที่เพิ่มมาครับ เช่น เปิด Function Camera upload ได้เพิ่ม 1 GB, ลง Application บนคอมพิวเตอร์ได้ 250 MB., ชวนเพื่อนให้มาใช้งานได้ 500 MB (Referral) ฯลฯ แล้วแต่บางช่วงที่มีโปรโมชั่นให้เพิ่มเนื้อที่ครับ

ตัวอย่าง mission ที่ช่วยให้เรา earn more space ได้

มีโปรแกรม Desktop ทั้ง Mac และ Windows ให้ไฟล์ใน Folder บนเครื่องเรา Sync กับไฟล์บน Cloud ได้ ทำให้เราจัดการไฟล์แบบ offline ได้ครับ (เหมือนเป็น Mirror storage นั่นแหละ) อันนี้แหละที่บอกว่าเด็ด ที่ไม่ต้องพก Thumb drive ให้หายบ่อยๆ

และที่สำคัญ Dropbox ยังสามารถทำงานร่วมกับ Application ประเภทอื่นที่ต้องการใช้เนื้อที่บน Cloud ได้อีกด้วย

สมัคร dropbox และดาวน์โหลด : https://db.tt/lkfUxMj

ดาวน์โหลด app ผ่าน Smartphone

คลิกดาวน์โหลด

:idea: Trick & Tips

หยุดส่งไฟล์ใหญ่ๆแนบอีเมล์กันเถอะ การส่ง-ดึงไฟล์ใหญ่ๆผ่าน mail client อย่าง Outlook หรือ Lotus Note ทำให้มันอืดดดมาก แถมลูกค้าบางคนพื้นที่เมล์น้อยนิด โน๊ตบุ๊คก็เก่าแถมช้าอีก ส่งเป็นลิงก์ให้เค้าดาวน์โหลด สะดวกกว่าเยอะเชื่อจิ
ถ้าแนบหลายๆไฟล์ให้ compress (เช่น .zip หรือ .rar) อัพโหลด แล้วส่งไปไฟล์เดียว
ถ้าทำงานกับลูกค้าบ่อยๆ สามารถตั้ง Folder เป็น Public แล้วส่งเป็นลิงก์ Folder ตั้งเป็นวันที่แยกไว้ยังได้เลย
เลิกใช้ WeT_ans_er กันเถอะนะ ขอร้องเพราะมันช้า เหมาะกับส่งไฟล์ใหญ่ๆหลายๆ GB. ต่อไฟล์ ผมว่าที่ใช้มาเจ้านี้ช้าสุดทั้ง upload และ download ครับ
สุดท้าย จัดการกับพื้นที่บน Cloud ของคุณด้วยนะ อย่าปล่อยให้รก หาของไม่เจอเหมือนบน desktop เลย

ส่วนบริการ Cloud Storage Service เจ้าอื่นๆที่ให้บริการที่เราคุ้นๆ เช่น iCloud Drive ของ Apple, Google Drive ของ Google, OneDrive ของ Microsoft พวกนี้ก็ใช้ได้ครับ ให้เนื้อที่เยอะกว่า Dropbox แต่บางตัวก็ต้องผูกกับอีเมล์ของเจ้านั้นๆด้วย ถ้าอีเมล์เราเป็นของบริษัท ก็อดเลย หรือมีฟังก์ชั่นอื่นที่น้อยกว่า

เปรียบเทียบจุดเด่นๆของ Cloud Service Dropbox, iCloud, OneDrive และ Google Drive *GoogleDrive ไม่จำกัดขนาดพื้นที่แต่คุณภาพของรูปจะถูกบีบอัดลง

เพื่อนๆลองดูที่เราถนัดหรือที่เราใช้บ่อยๆสุดจะช่วยทำให้เราทำงานได้ง่ายขึ้นครับ แล้วอย่าลืมเขวี้ยง thumbdrive ทิ้งไปเลยนะคับ เพราะไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปแล้ว!

</ 2. Note Taking – Evernote >

Evernote : จดจำและจัดการทุกอย่างที่ต้องการไว้ที่เดียว

ตามมาด้วยแอพฯ ประเภทจดบันทึกที่จบในตัวเดียวครับ “Evernote” ตอบโจทย์การจดทันทึกพร้อมฟังก์ชั่น Sync กับ App. อื่นๆอีกด้วย รองรับการทำงานกับ App. บน Smartphone, โปรแกรมบน Desktop หรือ log-in ผ่าน Browser ก็ได้ด้วย

สิ่งที่ชอบถือสามารถแยกเป็น Notebook หลายๆเล่มได้ครับ และแต่ละ Note สามารถเพิ่มได้ทั้ง, รูปถ่าย, comment บนรูป, สแกนเอกสารอัตโนมัติ, การวาด-เขียน, เพิ่ม List บันทึกเสียงและ ตั้งเตือนสำหรับ note นั้นๆได้ด้วย

รองรับ การขีดๆเขียนๆ, นำเข้าเอกสารได้, คอมเมนต์บนเอกสารหรือรูปได้ทันที

สำหรับ Function การ Sharing นั้นสามารถตั้งค่าให้แชร์กับเพื่อนเพื่อทำงานร่วมกับใน Notebook ได้เลย โดยตั้งค่าได้ว่าจะให้แก้ไขได้ด้วย ชวนคนอื่นๆได้ด้วย หรือดูได้อย่างเดียว

แต่การใช้งาน evernote ก็มีข้อจำกัดอยู่เหมือนกัน ตัวที่ฟรีนี้หลักๆคือ สามารถอัพโหลดได้ 60 MB (แต่ผมก็ไม่เคยใช้ถึงเลยนะ) และใช้งาน offline ไม่ได้ และถ้าอยากได้เพิ่มก็จ่ายเงินขั้นต่ำที่ 50 บาท /เดือนเองครับ หรือ 400 บาท/ปี ครับ ได้อัพโหลดเพิ่มมา 1 GB และมีฟังก์ชั่นการใช้งานมาอีกเพียบครับ

สมัครและดาวน์โหลด evernote คลิก https://goo.gl/5OjmQc

:idea: Trick & Tips

การใช้ App ประเภทนี้ไม่ต้องห่วงเรื่องมือถือหาย เพราะทุกอย่างจะถูกเก็บไว้บน Cloud สามารถ log-in และใช้งานที่ไหนก็ได้ ถ้าได้เครืองมาใหม่ แค่โหลด app – Login ก็จะได้ข้อมูลเรากลับมาตามเดิม
ถ้าใช้การบันทึกผ่านการพิมพ์จะอัพโหลดข้อมูลน้อยครับ แต่ถ้าต้องขีดๆเขียนๆหรือใส่รูปด้วยจะทำให้ต้องอัพโหลดเยอะ แต่ถ้าใช้ครบ quota แล้วพอถึงสิ้นเดือนก็จะ reset quota ให้ใหม่

สำหรับ app ประเภทนี้ จริงๆก็มีอยู่หลายตัวครับ ตัวนึงที่แจ่มๆ ก็ Microsoft OneNote ที่รองรับการทำงานได้ทุก platform และ ทุก devices แต่ผมติดแค่ใช้ยากไปนิดตามสไตล์ไมโครซอร์ฟ ฟังก์ชั่นจัดเต็ม แต่ขีดเขียนไม่ได้ครับ ถ้าเพื่อนๆคนไหนมี app ประเภทนี้เจ๋งๆเอามาแชร์กันด้วยนะครับ

</ 3. Mark Up – Skitch >

Skitch เครื่องมือคอมเมนต์งานง่าย ชัดเจน และเร็ว

ทำงานอยู่ข้างนอกออฟฟิศก็สามารถคอมเมนต์ได้ง่ายหน่อยครับ ผมว่า Skitch เป็นอีก 1 app ที่ควรค่าแก่เนื้อที่บน smartphone ของเรา ด้วยฟังก์ต่างๆที่ตอบโจทย์เรื่องการคอมเมนต์งาน จะวง จะขีด จะฆ่า จะใส่อารมณ์ หรือจะใช้แต่งรูปก็ได้ และใช้งานง่ายยยยยยย จบในไม่กี่คลิก

ด้านบนคือหน้าตา app แสนจะดูง่าย วิธีการคือ import > comment > Save & Send! สามารถทำเบลอเฉพาะจุดได้ ทำสัญลักษณ์ชี้จุดได้ ระบายไฮไลท์ได้ สร้างกรอบได้ พิมพ์ตัวอักษรได้ เปลี่ยนสีได้ตามชอบใจ และ มีสัญลักษณ์แสดงอารมณ์ได้ด้วย (สวยยอด) เอาเป็นว่า ชี้จุดพร้อมใส่อารมณ์หน้าบึ้งไป ไม่ต้องพิมพ์เยอะ แค่นี้ก็เป็นอันรู้กันแล้วว่า “แก้ด้วยค๊าบบบบ”

Skitch เวอร์ชั่น Desktop Login ด้วย Evernote Account

Application บน Smartphone ตัวนี้สามารถเลือกได้ว่าจะนำเข้าไฟล์แบบไหน ได้ทั้งถ่ายรูปเลย, จากอัลบั้มรูปถ่าย, Capture อัตโนมัติจากแผนที่, Capture จาก Safari (อันนี้เจ๋งมาก), นำเข้าไฟล์ PDF ก็ได้ หรือจะสร้างหน้ากระดาษเปล่าเพื่อนเขียนก็ได้เช่นกัน!

Captured Skitch มีทั้ง version ทั้ง Mobile, Tablet และ Desktop ครับ และสามารถ sync งานที่ save ไว้ได้ด้วย account เดียวกับกับ Evernote account นะครับ

</ 4. Scanner – Scanner Pro >

อยากจะสแกนเอกสารสำคัญหลายแผ่นเป็น .PDF เก็บไว้อ่านใน iBook บน iPhone ไม่ใช่เรื่องยากเลยครับ ใช้ตัวนี้ไม่ต้องพกเอกสารให้รกรุงรัง จะเรียกดูก็เปิดดูใน iBook ได้ทันที โอ้ววมันยอดมาก (ก่อนหน้านี้มีโหลดฟรีตัวเต็ม ตอนนี้ไม่แน่ใจนะครับ น่าจะจำกัดบางฟังก์ชั่นที่ต้องซื้อเพิ่ม)

ความสามรถของ application ตัวนี้รับรองว่าเด็ดจริงครับ เพียงใช้กล้องส่องกับเอกสารอะไรก็ได้ เค้าจะตรวจจับเอกสารอัตโนมัติ (ซ้ายบน) แล้วก็จะแปลงเป็นขาว-ดำให้ทันที (กลางบน) แล้วอีเมล์, พริ้นท์, แฟกซ์ ได้ทันที นกจากนี้ยัง Save เป็นรูปลงอัลบัมได้, เปิดใน iBook ได้, หรือ Upload ขึ้น Cloud ได้ทันทีเลยเช่นกันครับ

นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งเอกสารเองได้หมด เช่น เลือกขอบเอกสารเองได้, ปรับความสว่างและเฉดได้, เลือกขนาดกระดาษเองได้, เลือกได้ว่าจะเอาเป็น เอกสารสี, เอกสารขาว-ดำ, รูปสี หรือรูปสีเทาก็ได้เช่นกัน

และที่เด็ดที่สุดคือมี Wifi Access ในตัวด้วยครับ ถ้าใช้ Wifi ด้วยกันระหว่างมือถือกับคอมพิวเตอร์ สามารถพิมพ์ URL ตาม Application บน Browser บน Desktop แล้วก็ดึงเอกสารลงคอมพ์ได้ทันที! โอ้ววสวรรค์

:idea: Trick & Tips

การเก็บไฟล์เอกสารในรูปแบบของขาว-ดำ จะทำให้ไฟล์มีขนาดลดลงมากครับ เหมาะสำหรับเอกสารที่เป็นตัวหนังสือเน้นไว้อ่าน
เราสามารถเลือกได้ว่าจะ ให้สแกนไฟล์ขนาดไหน A4, A3, A5 หรือ นามบัตรก็สแกนได้หมด
เอกสารที่เป็น .PDF สามารถตั้ง Password ได้ด้วยในตัวครับ ถ้าเอกสารไหนสำคัญๆก็ตั้งรหัสไว้ได้อีกด้วย
รองรับการขึ้น Cloud อยู่เกือบทุกเจ้า ไม่ว่าจะเป็น Dropbox, Google Drive, OneDrive, Evernote, Box, OneNote, และ WebDAV และสามารถตั้ง Default ได้ที่การตั้งค่าของ Application ครับ

ยอมรับว่าตัวนี้ค่อนข้างใช้บ่อยครับ เวลาเจออะไรน่าสนใจในนิตยสารหรือใบเสร็จ ก็จะใช้ตัวนี้ปรับนิดหน่อย แล้วค่อยส่งไปให้เพื่อนร่วมงาน ดีกว่าถ่ายรูปแล้วส่งไปเลย ทำให้อ่านง่าย เน้นจุดที่สนใจได้ ไฟล์เล็ก ดูเป็น Professional Officer อีก 1 Step ครับ

</ 5. MindMap – simplemind >

ถ้าใครเคยใช้จะรู้ว่าการทำ mind map เป็นจะช่วยให้เราวางแผนงานได้ง่ายขึ้น และช่วยให้งานไม่หลุดครับ จริงๆถ้าไม่ใช่งานใหญ่ๆผมก็ไม่ค่อยได้ใช้ แต่ถ้าเจองานใหญ่ขึ้นมาที่มีดีเทลแต่ละก้อนยุบๆยิบๆ ตัวนี้สำคัญมาก จะเป็น project guidebook ให้เราได้เลย

การใช้งานไม่ได้ไรยุ่งยากครับ แค่จัดกลุ่มของงานให้เป็นตั่งแต่ campaign ออกมาส่วนงานต่างๆ แล้วแตกดีเทลที่ได้รับมอบหมายออกมาครับ

จริงๆผมว่าเหมาะสำหรับการใช้งานในทุกระดับ ตั้งแต่ project management ไปจนถึงหน่วยปฎิบัติการได้เลย เพราะหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละส่วนงานก็จะมีรายละเอียดต่างๆนาๆที่ไม่เหมือนกันครับ และเหมาะสำหรับการวางแผนงานเป็นภาพรวมในทุกๆสาขาอาชีพได้ด้วย

:idea: Trick & Tips

ขณะประชุมงานให้จดใส่กระดาษ หรือทำ mind map ใส่กระดาษไว้ก่อน หลังจากประชุมแล้วค่อยทบทวนว่าเราต้องทำอะไรบ้างและเริ่มทำ mind map ครับ
ถ้าทำ mind map เสร็จแล้ว พริ้นท์ขนาด A3 ใหญ่ๆแป๊ะไว้ที่แผนกหรือส่งให้หัวหน้างาน-ลูกน้อง เพื่อสรุปเป็น minute meeting ให้ทุกคนได้เห็นภาพ ดูเป็น professional ขึ้นเป็นกองเลย

สำหรับตัวนี้ simple mind มีให้ใช้ในทุกๆ platform แต่ผมใช้แต่บน tablet กับ smartphone ถ้าเป็น desktop version จะต้องซื้อครับ แล้ว sync กันได้ระหว่าง platform

อย่าลืมว่าความจำของคนเรานั้นสั้นนัก mind map ที่ดีสามารถช่วยให้เราทำ check-list ได้ครอบคลุมและงานไม่หลุด โบนัสงามๆ รออยู่ปลายปีนะคร้าบบ

</ 6. Mail Client – Outlook>

ต้องยอมรับว่าอีเมล์เป็นเครื่องมือสื่อสารของมนุษย์ออฟฟิศที่จำเป็นมากกกกกก ส่วนตัวเวลาอยู่ที่ทำงานก็จะใช้ผ่าน Lotus note หรือ Outlook ครับ แต่ความหน่วงค่อนข้างสูงไม่รู้เป็นอาราย เลยชอบใช้อีเมล์ผ่าน browser มากกว่า เพราะไม่ต้องโหลดอะไรหนักๆมาไว้บนเครื่อง

แม้กระทั้ง mail client ที่อยู่บน iOS หรือ Android ส่วนตัวแล้วก็ไม่ค่อยชอบ sync ผ่านมือถือเท่าไหร่ ถามว่าจะดวกไหม ก็สะดวกนะครับ แต่ผมชอบใช้ตัวนี้มากกว่า”Outlook” เพราะเข้าทีเดียว get mail ได้หลายนามสกุล ทั้ง Gmail, yahoo mail, hotmail หรือ เมล์ออฟฟิศที่สามารถใช้ IMAP ได้ผมก็ sync ผ่านตัวนี้ด้วยเช่นกัน

:idea: Trick & Tips

หลายคนบอกว่าเมล์ช้าๆๆ ก็ใช่นะสิ รับ-ส่ง ไฟล์ใหญ่ๆ โดยที่ไม่ compress อะไรกันเลย ทำให้ server ทำงานหนัก bandwidth ก็น้อยนิด จะเร็วปรู๊ดปราดได้ยังไง หรือถ้าต้องส่งหลายๆไฟล์ ก็ให้ .zip เป็นไฟล์เดียวก่อนค่อยส่งไปนะครับ
พวกรูปถ่าย ถ้าอยากให้คุณภาพของรูปไม่ลดทอนลง ให้ compress ก่อนแล้วส่งเช่นกัน
ถ้าไฟล์ใหญ่มากๆ ใช้ Cloud service โยนไฟล์ลงไปก่อน แล้งค่อยส่งเป็นลิงก์ไปดีกว่าครับ
ลองเปลี่ยนจาก outlook หรือ lotus note มาใช้อีเมล์ผ่าน browser แทนนะครับ จะช่วยทำงานได้เร็วขึ้น จริงๆนะ

ผมเชื่อว่าอีเมล์ไม่ไช่เป็นช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดนะครับ สุดท้ายแล้วผู้ที่รับเมล์อาจจะไม่ได้อะไรจากอีเมล์เลยถ้าคุณเขียนอีเมล์ไม่รู้เรื่อง ทางที่ดีส่งรายละเอียดไปแล้วสรุปกันทางโทรศัพท์อีกครั้ง หรือเดินไปคุยกันก็ได้เพื่อให้เกิดการเข้าใจตรงกันก็จะดีที่สุดครับ

</ 7. Documents – Google Docs>

ได้เวลาเปลี่ยน! เชื่อไหมครับว่าเดี๋ยวนี้ผมไม่ได้ทำงานเอกสารผ่านโปรแกรมที่ติดตั้งบน desktop แล้ว ไม่ว่าจะเป็น Word Processing, Spreadsheet และ Presentation หรือที่เราใช้ Word, Excel และ PowerPoint กันจนชินมาตั้งแต่ไหนแต่ไร

ผมเปลี่ยนมาใช้ office suite ที่ทำบน browser ได้! และมี application รับรองบน smart phone ด้วย ผมเลือกใช้ Google Docs ทำงานแทนทั้งหมดครับ ไม่ต้อง save ไม่ต้องมี thumb drive ไม่ต้องกลัวไฟล์ติดไวรัส และทำงานที่ไหนก็ได้ทุกที่ที่มี internet ทั้งบนคอมพ์เรา คอมพ์เพื่อน หรือ บน smartphone ของเราเองนี่แหละ!!!

:idea: Trick & Tips

เราสามารถทำงานไฟล์เดียวกัน พร้อมกันกับเพื่อนได้แบบ Real time โดยที่ไม่ต้องอยู่ด้วยกัน (collaboration) ขณะทำงานเห็นสิ่งที่เพื่อนเราทำด้วยได้เลย แถมยังแชตผ่าน plug-in chat ได้อีกด้วย
Save อัตโนมัติ! ไม่ต้องกลัวเรื่องลืม Save ไฟล์
แยกโฟลเดอร์เป็นหมวดหมู่ดีๆ จะได้ไม่รกเหมือรบน desktop ด้วยนะครับ
สามารถใส่รูปด้วยลิงก์และใส่วีดีโอจาก Youtube ด้วยลิงก์เช่นกัน

ที่ผมเลือก google docs เพราะรู้สึกว่าหน่วงน้อยสุดและพื้นที่ที่ให้มาก็มีมากพอเกินความต้องการครับ แต่เหมาะกับคนทำ Slide คลีนๆ เบาๆ ไม่ต้องการ effect มากเพราะไม่สามารถใส่ animation ใน object ได้และ user interface ค่อนข้างใช้งานง่าย มี template พร้อมใช้ อีกทั้งยังมี Add-on เสริมต่างๆให้ ส่วนตัวคิดว่าเสียอย่างเดียวยังไม่มีฟอนต์ภาษาไทยสวยๆให้เลือกครับ